Business Process
adalah sebuah kumpulan pekerjaan atau aktivitas yang saling berhubungan guna menyelesaikan masalah tertentu atau yang menghasilkan produk maupun layanan untuk mencapai suatu tujuan.
Business Re-enginering Process
adalah pemikiran ulang secara fundamental dan perancangan ulang secara radikal atas proses-proses bisnis untuk mendapatkan perbaikan dramatis.
Re-engineering ("rekayasa ulang") adalah dasar dari perkembangan-perkembangan manajemen yang muncul belakangan ini.
Michael Hammer dan James Champy menyatakan bahwa Business Process Reengineering (BPR) adalah:
"Pemikiran dan perancangan ulang suatu sistem bisnis secara mendasar (fundamental) dan radikal untuk mendapatkan perbaikan secara dramatis pada saat kritis, dengan mengukur kinerja saat ini melalui elemen-elemen biaya, kualitas, pelayanan dan kecepatan."
empat kata kunci BPR menurut Hammer yaitu fundamental, radikal, dramatis dan proses.
Perusahaan seperti General Motors (GM), American Airlines, Ford, atau Procter & Gamble (P&G) telah membuktikan BPR sebagai tools untuk melakukan efisiensi serta efektivitas operasi. GM merombak sistem informasinya dengan hanya memakai satu jenis platform saja, HP untuk printernya, Microsoft untuk sistem, kemudian Novel untuk sekuritasnya.
Perusahaan lain yang berhasil melakukan BPR:
1.Kantor
cabang AT & T Global Business Communications System merancang dari
awal cara memproses pesanan para pelanggan, sehingga mengurangi waktu
penyampaian dari 8-12 minggu menjadi beberapa hari, bahkan menggunakan
35% lebih sedikit karyawan dalam melaksanakan pekerjaan tersebut.
2.Pilkington
Optronics mengurangi waktu tunggu produksinya sampai lebih dari
50%meningkatkan keandalan penyampaian kepada pelanggannya menjadi 97%
dari sebelumnya 10% mengurangi nilai persediaan dan barang dalam proses
sampai 70% menjadi 6,8 juta poundsterling dan meningkatkan penjualan
per karyawan sampai 285%.
3.Bisnis
otomotif Lucas Industries memotong waktu tunggu produksi sampai
mendekati 80% dan mengurangi waktu tunggu pengiriman pesanan sampai 70%
menjadi 32 hari sebelum otomasi. Perusahaan ini berhasil menggandakan
perputaran persediaannya mencapai peningkatan produktivitas sebesar 50%
dan pengurangan biaya sebesar 25%.
4.Ford
Company, Procter & Gamble adalah contoh perusahaan raksasa Amerika
yang berhasil mengakomodasi BPR sehingga bangkit dari kelesuan yang
mengancamnya. Di Indonesia, Telkom (sekalipun tak menuruti betul konsep
BPR) juga berhasil mengadopsinya pada kepemimpinan Cacuk Sudaryanto.
Contoh Perushaan yang gagal dalam implementasi BPR:
TAURUS(Transfer and Automated Registration of Uncertified Stock) merupakan sebuah program yang bertujuan untuk mengubah sistem di London Stock Exchange, dari paper communication ke sistem otomatisasi. Proyek Taurus dimulai pada sekitar tahun 1980-an. Dengan 17 sistem yang diusulkan, para designer Taurus mencoba menggabungkan sistem-sistem tersebut. Namun ternyata hal tersebut menuai kegagalan dan mengakibatkan kerugian yang cukup besar. Project Manager Taurus, Elliott Manley, memperkirakan bahwa pada saat proyek dihentikan, kerugian yang ditimbulkan sebesar £ 800 juta (meskipun the Financial Time edisi Nov. 3, 1993 melaporkan kerugian “hanya” sebesar £400 M). Padahal, anggaran awalnya adalah £ 6 juta. Dengan demikian, proyek Taurus ini telah mengalami keterlambatan selama 11 tahun dengan jumlah pengeluaran sebanyak 132 kali anggaran aslinya, namun tidak menghasilkan solusi yang nyata sama sekali.
Tahap - Tahap Penting BRP:
Tahap 1 - Persiapan
• Kegunaan tahap ini adalah untuk memobilisasi dan mengorganisir SDM yang akan melakukan Reengineering.• Apa yang menjadi tujuan dan harapan eksekutif? Apa komitmen level mereka pada kegiatan ini?
• Apa yang menjadi tujuan dari kegiatan ini?
• Siapa yang seharusnya ada dalam tim? Kemampuan gabungan apa yang harus ada dalam tim?
Tahap 2 - Identifikasi
• Kegunaan dari tahap ini adalah untuk mengembangkan dan memahami model proses dari bisnis• Apa yang menjadi bisnis proses utama organisasi?
• Bagaimana proses-proses tersebut berinteraksi dengan pelanggan dan pensuplai?
• Apa yang menjadi strategi kita? Apa nilai tambah proses kita?
• Apa yang seharusnya kita re-Engineer dalam waktu 90 hari, 1 tahun, atau 2 tahun?
Tahap 3 – Penyusunan Visi
• Kegunaan dari tahap ini adalah untuk membangun visi dan tujuan dari kinerja yang dihasilkan• Bagaimana sumber daya, informasi, dan alur kerja melalui proses-proses dalam organisasi?
• Mengapa kita melaksanakan cara yang kita lakukan saat ini?
• Apa kunci kekuatan dan kelemahan dari proses yang akan di re-Engineer?
• Bagaimana perusahaan lainnya menangani kompleksitas prosesnya?
• Apa ukuran yang seharusnya kita gunakan untuk melakukan komparasi kinerja terbaik kita di perusahaan?
Tahap 4A – Desain Teknis
• Kegunaan dari tahap ini adalah untuk menghasilkan sebuah rancangan proses yang mampu mengakselerasikan pencapaian Visi dari perusahaan• Sumber daya teknis dan teknologi apa yang kita perlukan pada tahap proses re-Engineering?
• Bagaimana sumber daya dan teknologi tersebut dapat diupayakan?
• Informasi apa yang digunakan pada saat dilakukan re-Engineering?
• Bagaimana elemen teknis dan sosial berinteraksi?
Tahap 4B – Desain Sosial
• Kegunaan dari tahap ini adalah menspesifikasikan dimensi sosial dari proses yang baru• Teknik dan sumber daya manusia seperti apa yang perlu di re-Engineer? Aktivitas apa yang menjadi tanggungjawab tim reengineering?
• Apa target dan ukuran yang harus dibuat?
• Program pelatihan apa yang diperlukan?
Tahap 5 – Transformasi
- Kegunaan dari tahap ini untuk mengimplementasikan desain proses yang dihasilkan di Tahap 4 (4A dan 4B)
- Kapan kita memonitor proses? Bagaimana kita mengetahui apakah kita dalam track/jalur atau tidak?
- Mekanisme apa yang harus kita kembangkan untuk menyelesaikan permasalahan yang saat ini belum terpikirkan?
- Bagaimana kita melanjutkan momentum dari perubahan yang terjadi?
- Teknik apa yang harus kita gunakan untuk menyempurnakan organisasi?
- Tahapan BPR di atas dapat dipahami secara rinci dari buku referensi yang disarankan
- Ujung dari analisis proses bisnis ini adalah pemodelan yang dibuat dengan metode yang beragam (tergantung dari kebutuhan yang ada)
- Beberapa ragam instrumen pemodelan yaitu:
• DFD (Data Flow Diagram
Suatu sistem informasi dapat dikembangkan karena adanya kebijakan dan perencanaan telebih dahulu. Tanpa adanya perencanaan sistem yang baik, pengembangan sistem tidak akan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Tanpa adanya kebijakan pengembangan sistem oleh manajemen puncak, maka pengembangan sistem tidak akan mendapat dukungan dari manajemen puncak tersebut.
